Cara Menulis Nama Tamu di Undangan Digital: Bapak/Ibu, Gelar, Keluarga, dan Grup

Cara menulis nama tamu di undangan digital adalah mengetik tiap nama persis seperti kamu ingin tamu itu disapa: panggilan hormat, gelar, dan keterangan seperti "& Keluarga" dalam satu baris yang rapi. Nama itu yang nanti muncul di halaman pembuka undangan, tepat di bawah "Kepada Yth." di banyak template.

Halaman ini membahas nama tamu. Kalau yang kamu cari adalah cara menulis nama mempelai dan orang tua, ada artikel terpisah: cara menulis nama di undangan pernikahan.

Kenapa nama tamu layak ditulis hati-hati

Di undangan digital, nama tamu tidak ditempel manual satu per satu seperti di amplop. Kamu mengetiknya sekali di daftar, lalu nama itu dipakai di beberapa tempat sekaligus. Di Swanvara, tempatnya ada tiga:

• Sapaan di halaman pembuka. Banyak template menampilkan "Kepada Yth." dengan nama tamu di bawahnya, persis seperti yang kamu ketik.
• Pesan WhatsApp. Di "Atur pesan WhatsApp", pilihan Nama tamu mengisi pesan dengan nama yang sama.
• Buku tamu. Ucapan yang ditulis tamu tampil bersama nama dari daftarmu, dan buku tamu itu bisa dibaca semua orang yang membuka undangan.

Jadi satu nama harus enak dibaca di tiga tempat berbeda: sebagai sapaan, sebagai bagian kalimat di chat, dan sebagai nama penulis ucapan. Itu sebabnya "Bapak Hendra & Keluarga" lebih awet daripada "BPK HENDRA + KLRG".

Swanvara juga tidak mengoreksi huruf besar, gelar, atau ejaan. Nama yang kamu simpan, itu yang dibaca tamu. Ada dua pengecualian kecil. Saat kamu menambah tamu satu per satu dari HP, keyboard bisa otomatis membesarkan huruf awal tiap kata, jadi cek lagi "dr." dan sejenisnya sebelum menyimpan. Lalu di buku tamu, nama penulis ucapan ditampilkan dengan huruf kapital semua.

Panggilan hormat dan gelar

Untuk tamu yang lebih tua atau yang kamu hormati, awali nama dengan panggilan: Bapak untuk pria, Ibu untuk wanita. Di sapaan, tulis utuh, bukan "Bpk." atau "Bpk/Ibu". Layarnya cukup lega, dan "Bapak" terbaca lebih hangat. Singkatan seperti "Bpk." masih wajar di spreadsheet pribadimu, tapi sebaiknya diketik utuh sebelum masuk ke undangan.

Bentuk "Bapak/Ibu" dengan garis miring cocok untuk sapaan umum yang tidak menyebut satu orang, misalnya "Bapak/Ibu Rekan Divisi Keuangan". Untuk satu orang yang kamu kenal, pilih satu. Kalau kamu tidak yakin harus "Bapak" atau "Ibu" (misalnya namanya netral dan kamu belum pernah bertemu orangnya), tulis nama lengkap tanpa panggilan, atau tanya dulu lewat orang tua.

Urutan gelar yang paling umum:

• Gelar depan ditulis sebelum nama: Prof., Dr. (doktor), H. atau Hj. (haji), dan dr. (dokter). Contoh: "Prof. Dr. H. Ahmad Fauzi".
• Gelar belakang ditulis setelah nama, dipisah koma: S.E., M.M., M.Pd., Sp.A. Contoh: "Sri Lestari, S.Pd."

Gelar tidak punya kolom sendiri di dashboard. Kamu menuliskannya langsung di kolom nama, jadi huruf besar dan titiknya tanggung jawabmu. Untuk guru dan dosen, bahasan etikanya lebih lengkap di etika mengundang guru dan dosen ke pernikahan.

Soal kapan gelar dipakai, pegangan sederhananya begini. Pakai gelar untuk orang yang lebih tua, dosen, atasan, dan tamu orang tua. Untuk teman sebaya, nama saja sudah sopan, dan deretan "S.T., M.T." di sapaan justru bikin undangan kaku.

Pasangan, keluarga, dan pendamping

Di sinilah orang paling sering bingung, karena ada dua hal yang berbeda: kata di nama dan angka jumlah orang.

Kata seperti "& Keluarga", "& Partner", atau "dan Pasangan" hanya mengubah sapaan. Tidak ada yang berubah di hitungan. Yang menentukan berapa orang boleh mengonfirmasi adalah angka. Di Swanvara, angka itu kamu isi saat menambah tamu satu per satu, atau kamu tulis di ujung baris saat memakai "Tempel daftar".

Cara tulis di Tempel daftar: satu nama per baris, lalu tambahkan ", 4" atau "(4)" di belakang kalau satu undangan untuk empat orang. Tanpa angka, hitungannya satu orang. Angka itu bisa sampai 50 per nama. Tapi form RSVP menerima maksimal 20 orang dalam satu konfirmasi, jadi keluarga yang sangat besar lebih baik dipecah menjadi beberapa nama.

Dua hal kecil yang perlu kamu tahu:

• Penomoran di depan baris, seperti "1." atau "-", dibuang otomatis waktu menempel.
• Angka di ujung, setelah koma atau dalam kurung, selalu dibaca sebagai jumlah orang. Jangan menutup nama dengan angka lain di posisi itu, misalnya "Tim Pemasaran (12)" artinya dua belas orang.

Satu lagi: jangan menulis "& Keluarga" kalau kamu sebenarnya hanya mengundang satu orang. Tamu akan bertanya-tanya apakah boleh membawa anak dan pasangan, dan jawabannya ada di angka yang kamu tulis, bukan di kata itu.

Grup, rekan kerja, dan anak-anak

Undangan untuk satu kelompok boleh ditulis dengan nama kelompoknya, misalnya "Rekan Divisi Keuangan" atau "Keluarga Besar Bapak Hendra". Ini praktis, tapi ada konsekuensinya yang perlu kamu pikirkan dulu.

Satu nama berarti satu link dan satu konfirmasi. Di RSVP, satu orang menjawab untuk seluruh kuota, dan paling banyak 20 orang per jawaban. Kamu tidak akan tahu siapa saja yang akan datang, hanya berapa banyak. Kalau kamu butuh nama tiap orang, atau kelompoknya lebih dari 20, buat satu tamu per orang atau per keluarga kecil.

Untuk anak-anak, caranya mirip. Anak kecil tidak perlu nama sendiri, cukup masuk hitungan di nama orang tuanya, misalnya "Bapak Hendra & Keluarga, 4". Remaja atau mahasiswa yang kamu undang sendiri sebaiknya punya baris sendiri dengan namanya, tanpa "Bapak/Ibu".

Seberapa panjang nama yang masih wajar

Kolom nama menerima sampai 120 karakter, dan Tempel daftar memotong nama yang lebih panjang dari itu. Batas itu longgar sekali dibanding kebutuhan nyata. Sapaan di halaman pembuka adalah teks pendek di bawah "Kepada Yth.", dan nama yang terlalu panjang akan turun ke beberapa baris sebelum tamu sempat membaca tombolnya.

Patokan kami, bukan batas sistem: usahakan di bawah sekitar 40 karakter. "Prof. Dr. H. Ahmad Fauzi, M.Si." masih enak. Tiga gelar depan dan empat gelar belakang dalam satu baris sudah terlalu padat.

Kalau kepanjangan, pangkas dalam urutan ini:

1. Buang gelar belakang yang jarang dipakai.
2. Pendekkan nama tengah.
3. Pecah menjadi dua tamu kalau memang dua orang.

Ingat juga bahwa nama yang sama masuk ke kalimat pesan WhatsApp. "Halo, Prof. Dr. H. Ahmad Fauzi, M.Si." sudah panjang, apalagi kalau ditambah keterangan lain.

Tabel pola penulisan nama tamu

Pola yang paling sering dipakai, lengkap dengan baris yang bisa kamu tempel langsung di Tempel daftar:

Konsisten, lalu cek bersama orang tua

Setelah polanya jelas, yang menyelamatkan daftarmu adalah konsistensi. Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Pilih satu format dan pakai terus. Kalau "Bapak Hendra" ditulis utuh, jangan ada "Bpk. Budi" di baris lain. Kalau gelar belakang dipisah koma, semua gelar belakang begitu.
• Satu bentuk untuk satu jenis tamu. Semua pasangan "Bapak X & Ibu Y", semua keluarga "X & Keluarga". Daftar yang seragam lebih mudah dirapikan dan lebih mudah dibaca sekilas.
• Sepakati panggilan dengan orang tua. Mereka yang paling tahu apakah Pak Hartono lebih suka ditulis dengan "H." atau tidak, dan apakah Bu Ratna sudah bergelar doktor.
• Minta orang tua membaca daftar sebelum link dikirim. Mata mereka paling cepat menangkap nama yang salah ketik, terutama nama kawan lama keluarga yang tidak kamu kenal.
• Cocokkan ejaan dengan sumber yang bisa dipegang. Kartu nama, undangan lama, atau pesan dari orangnya langsung, bukan ingatan.

Kalau ada yang terlewat setelah link tersebar, kamu bisa memperbaikinya. Di dashboard, pilih Ubah pada tamu itu untuk mengganti nama dan jumlah orang. Link tamunya tetap sama, jadi tidak perlu dikirim ulang, dan sapaan di halaman ikut memakai nama baru. Pesan WhatsApp yang sudah telanjur terkirim tetap membawa nama lama, jadi kalau salahnya fatal, kirim satu pesan singkat yang meluruskan.

Untuk cara menyusun daftar tamunya sendiri, mulai dari kolom dan lingkaran kedekatan, lihat cara mengelola daftar tamu.

Link personal dan link umum

Sapaan dengan nama hanya muncul di link personal. Link umum tidak membawa nama siapa pun, jadi sapaannya generik. RSVP dan ucapan buku tamu juga hanya bisa dikirim dari link personal. Kalau kamu ingin tamu tertentu menyapa dengan namanya sendiri dan bisa mengonfirmasi hadir, ia harus menerima link personalnya. Perbandingan lengkapnya ada di link undangan personal vs link umum.

Satu hal lagi yang perlu diingat: link personal hanya mengubah sapaan. Semua tamu melihat isi undangan yang sama, termasuk kedua blok acara. Kalau ada tamu yang seharusnya hanya diundang ke satu acara, nama di sapaan tidak mengubah apa pun, dan tamu itu tetap bisa memilih acara atau keduanya di RSVP.

Kalau daftarmu panjang

Untuk ratusan nama, mengetik satu per satu tidak masuk akal. Tempel daftar dari spreadsheet, satu nama per baris dengan angka di ujung, dan seluruh daftar masuk sekaligus. Cara kerjanya untuk pernikahan besar dijelaskan di undangan digital untuk pernikahan besar.

Sebelum menempel, rapikan dulu di spreadsheet: satu format panggilan, satu format gelar, tanpa baris ganda. Memperbaiki seratus nama setelah masuk jauh lebih repot daripada merapikan satu kolom sebelumnya.

Langkah berikutnya di Swanvara

Urutannya begini:

1. Buka galeri template dan pilih yang paling cocok dengan kalian. Sapaan "Kepada Yth." dengan nama tamu ada di banyak template, tapi tampilannya berbeda-beda, jadi lihat dulu contohnya. Ephemeris, misalnya, sudah mencantumkan "Bapak/Ibu/Saudara/i" setelah "Kepada Yth.", jadi di template itu panggilan di depan nama tamu bisa terbaca dobel.
2. Isi form undangan dan lihat pratinjaunya. Kamu tidak perlu membayar dulu. Pembayaran baru dilakukan di akhir, sebelum undangan terbit: Lite Rp 99rb, Pro Rp 199rb, atau Max Rp 349rb, sekali bayar untuk satu undangan.
3. Setelah terbit, tambahkan tamu satu per satu atau lewat Tempel daftar, dengan nama yang sudah kamu rapikan dan angka jumlah orang di ujung baris.
4. Atur pesan WhatsApp sekali di "Atur pesan WhatsApp", lalu kirim link personal tiap tamu lewat "Kirim via WhatsApp". Kamu yang menekan kirim, tidak ada yang terkirim otomatis.

Kalau masih memilih tampilan, kembali ke galeri template dan bandingkan beberapa. Nama yang ditulis rapi akan jadi hal pertama yang dibaca tamu, dan itu layak dikerjakan sebelum link pertama dikirim.

Kalau nama atau gelar tamu terlanjur keliru, cara minta maaf dan memperbaikinya ada di salah tulis nama tamu di undangan.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Bagaimana menulis nama tamu pasangan suami istri di undangan?

Tulis keduanya dalam satu baris, misalnya 'Bapak Hendra & Ibu Sri'. Kalau di Tempel daftar, tambahkan angka 2 di ujung baris, 'Bapak Hendra & Ibu Sri, 2', supaya kuota RSVP-nya dua orang. Sapaan di undangan memakai teks yang kamu ketik, sedangkan jumlah orang ditentukan oleh angkanya.

Apakah gelar tamu perlu ditulis di undangan?

Perlu kalau tamu itu biasa memakainya dan kamu yakin ejaannya benar, terutama untuk orang yang lebih tua, dosen, dan rekan profesional. Gelar tidak punya kolom sendiri, jadi ditulis langsung di nama. Gelar yang kamu ragukan lebih baik ditanyakan dulu daripada ditebak, dan teman sebaya cukup disapa dengan nama saja.

Apa bedanya '& Keluarga' dengan jumlah orang di undangan?

'& Keluarga' hanya kata di sapaan dan tidak dihitung. Jumlah orang datang dari angka yang kamu tambahkan, misalnya ', 4' atau '(4)' di Tempel daftar, atau kolom jumlah saat menambah tamu satu per satu. Angka itulah yang membatasi berapa orang bisa mengonfirmasi, maksimal 20 orang untuk satu konfirmasi.

Seberapa panjang nama tamu yang masih wajar?

Kolom nama menerima sampai 120 karakter, tapi nama sepanjang itu jarang enak dibaca di sapaan. Sebagai patokan kami (bukan batas sistem), usahakan di bawah sekitar 40 karakter. Kalau terlalu panjang, buang gelar yang paling jarang dipakai atau pecah menjadi beberapa tamu.

Bisakah nama tamu diperbaiki setelah link dikirim?

Bisa. Di dashboard, pilih Ubah pada tamu itu, perbaiki namanya, lalu simpan. Link tamunya tetap sama, jadi tidak perlu dikirim ulang dan sapaan di halaman ikut berubah. Pesan WhatsApp yang sudah telanjur terkirim tetap memuat nama lama.

Baca juga

• Panduan

  Cara Membuat Undangan Tujuh Bulanan Digital: dari Mitoni sampai Pengajian

  Panduan membuat undangan tujuh bulanan digital: isi yang wajib ada, cara menulis rangkaian siraman atau pengajian, pilihan template, dan langkahnya di Swanvara.

• Panduan

  Cara Menulis Love Story di Undangan Pernikahan (dengan Contoh)

  Cara menulis love story di undangan pernikahan: pilih 3-6 momen, beri judul singkat, tulis 2-4 kalimat, pilih nada, dan tahu apa yang sebaiknya dilewatkan.

• Panduan

  Cara Menghitung Porsi Katering Pernikahan dari Data RSVP

  Cara menghitung porsi katering pernikahan dari RSVP: dari diundang sampai yang datang, buffer prasmanan, gubukan, nasi kotak, dan kapan angkanya dikunci.

Siap membuat undangan kalian sendiri?

Pilih template, isi detail acara, dan bagikan tautannya ke tamu. Semuanya bisa selesai dalam satu sore.

Buat undangan→Lihat template