Apa saja persiapan seminggu sebelum menikah?

Mengejar tamu yang belum menjawab, menyerahkan angka final ke katering, membagikan rundown final dan lembar kontak ke vendor, melunasi vendor dan menyiapkan amplop untuk petugas, lalu memastikan jemputan keluarga dan jam berangkat jelas. Semuanya bersifat menutup angka dan membagi tugas, bukan mengambil keputusan baru. Urutan harinya ada di tabel H-7 sampai H-2 di artikel ini.

Kapan angka final tamu diserahkan ke katering?

Biasanya sekitar H-7, tetapi batas pastinya ada di kontrak masing-masing katering, jadi tanyakan sejak awal. Karena itu tamu yang belum menjawab perlu dikejar di H-7 atau lebih awal, supaya angka yang diserahkan sudah pasti, bukan perkiraan.

Bagaimana mengetahui siapa yang belum menjawab RSVP di Swanvara?

Di dashboard, filter Belum menjawab menampilkan tamu yang belum mengisi RSVP, dan filter Belum dibuka menampilkan yang belum membuka undangannya. Untuk mengingatkan mereka, salin link personalnya lewat Salin link tamu di menu baris tamu, lalu kirim bersama kalimat pengingat kalian sendiri. Tidak ada pesan yang terkirim otomatis.

Apakah data RSVP bisa di-download untuk diberikan ke katering?

Tidak. Swanvara tidak punya fitur download untuk daftar tamu atau data RSVP. Jumlah hadir dibaca langsung di dashboard, lalu angkanya ditulis atau diketik sendiri ke pesan untuk katering dan ke lembar rundown.

Bagaimana kalau jam atau tempat acara berubah di minggu terakhir?

Ubah isinya di form acara. Link undangan tetap sama dan tamu yang membuka ulang akan melihat versi terbaru. Untuk perubahan jam, tanggal, atau lokasi, kabari juga tamu terdekat dan keluarga secara langsung, karena tidak semua tamu membuka ulang undangannya.

Panduan

Persiapan Seminggu Sebelum Menikah: Rencana H-7 sampai H-2, Siapa Memegang Apa, dan Apa yang Tidak Perlu Diputuskan Lagi

Persiapan seminggu sebelum menikah: tabel H-7 sampai H-2, cara mengejar tamu yang belum menjawab, angka final katering, pelunasan vendor, dan jam berangkat.

Tim Swanvara13 Juni 2026

Daftar isi(8)

H-7 sampai H-2 dalam satu tabel
Mengejar tamu yang belum menjawab
Angka final ke katering
Rundown final dan satu lembar kontak untuk vendor
Pelunasan dan amplop untuk petugas
Jemputan keluarga dan jam berangkat
Istirahat
Langkah berikutnya di Swanvara

Persiapan seminggu sebelum menikah paling tepat diisi dengan menutup angka dan membagi pekerjaan ke orang lain, bukan dengan memutuskan hal baru. Keputusan besar sudah selesai di technical meeting. Yang tersisa adalah memastikan semua orang memegang bagiannya.

Bayangkan Rabu malam, H-4. Kalian duduk berdua dengan ponsel dan tiga grup chat yang terus berbunyi. Katering menanyakan angka, ibu menanyakan siapa yang menjemput nenek, dan seorang sepupu bertanya apakah dia jadi diundang. Kalau semua pertanyaan itu harus kalian jawab sendiri, hari-hari terakhir akan habis untuk membalas chat.

Artikel ini menyusun minggu itu hari demi hari, berhenti tepat sebelum gladi resik di H-1. Untuk tiap urusan ada pemegangnya, jadi kalian cukup mengecek, bukan mengerjakan.

H-7 sampai H-2 dalam satu tabel

Tabel ini memakai asumsi acara sudah punya rundown dan vendor sudah dipilih. Kalau jadwal kalian jauh lebih pendek, versi ringkasnya ada di timeline terkompresi untuk pernikahan mendadak, yang punya baris H-7 sendiri.

Hari	Yang dikerjakan	Siapa yang memegang
H-7	Kejar tamu yang belum menjawab, lalu baca ulang daftar hadir	Kalian berdua, dibantu satu kerabat untuk telepon
H-6	Kirim angka final ke katering secara tertulis, simpan balasannya	Satu orang di antara kalian, bukan keduanya
H-6	Kunci denah tempat duduk dan kirim ke vendor dan penerima tamu	Koordinator atau penerima tamu
H-5	Kirim rundown final dan lembar kontak ke semua vendor dan petugas	Runner atau koordinator
H-4	Lunasi vendor yang jadwalnya sebelum hari-H dan siapkan amplop petugas	Orang tua atau bendahara keluarga
H-3	Rapat singkat keluarga: jemputan, jam berangkat, siapa duduk di mana	Orang tua kedua pihak
H-3	Kirim pengingat ke tamu yang sudah konfirmasi hadir	Kalian, dari dashboard
H-2	Siapkan tas darurat, cek busana, titipkan semua yang tersisa ke runner	Runner dan pendamping
H-2	Istirahat, dan tidak membuka grup chat setelah jam tertentu	Kalian berdua

Pada tabel itu tidak ada baris "memilih" atau "mempertimbangkan". Kalau ada pekerjaan yang tiba-tiba terdengar seperti keputusan baru, tanyakan dulu apakah pekerjaan itu bisa diserahkan ke orang yang memegang bagian tersebut.

Kolom terakhir juga penting. Satu urusan dengan dua pemegang biasanya berarti tidak ada yang memegang.

Mengejar tamu yang belum menjawab

Di H-7, daftar hadir hampir selalu belum lengkap: tamu yang belum membuka undangan, dan tamu yang sudah membuka tetapi belum menjawab. Keduanya butuh pesan yang berbeda.

Di dashboard Swanvara, pakai filter Belum dibuka untuk yang undangannya belum dilihat sama sekali, dan filter Belum menjawab untuk yang belum mengisi RSVP. Filter Belum dikirim juga berguna di hari ini untuk menemukan nama yang link-nya terlewat. Tanda terkirim hanya tersimpan di ponsel atau laptop yang dipakai saat mengirim lewat Kirim via WhatsApp, jadi buka filter ini dari perangkat yang sama.

Untuk tamu yang link-nya belum dikirim, tombol Kirim via WhatsApp di baris tamu membuka WhatsApp dengan pesan undangan yang sudah terisi nama dan link personal tamu itu. Kalian yang memilih kontak dan menekan kirim, tidak ada yang terkirim otomatis. Untuk pengingat, pakai Salin link tamu dari menu baris tamu dan tulis kalimat pengingatnya sendiri, karena pesan di Atur pesan WhatsApp berlaku untuk semua tamu.

Wording yang sopan untuk dua kelompok itu ada di bagian pengingat H-7 pada contoh pesan pengingat acara pernikahan. Intinya: sebut alasan praktisnya (kalian sedang menyusun jumlah kursi), dan beri ruang untuk jawaban "belum bisa hadir".

Ada satu hal yang sering dilupakan. RSVP hanya bisa diisi dari link personal tamu. Kalau seseorang mengaku sudah "konfirmasi di grup", jawabannya belum masuk ke dashboard. Kirimkan link personalnya, dan minta ia mengisi dari sana.

Tamu yang sampai H-5 masih diam sebaiknya ditelepon oleh orang yang paling dekat dengannya, bukan oleh kalian. Setelah itu, yang tetap diam dihitung sebagai belum pasti, dan cara menghitungnya ada di bagian tamu yang tidak pernah menjawab di artikel porsi katering.

Angka final ke katering

Angka final sebaiknya keluar dari satu orang dan satu pesan tertulis. Banyak sengketa porsi bermula dari angka yang disebut lewat telepon, lalu diingat berbeda oleh dua pihak.

Sumbernya adalah jumlah hadir di dashboard. Satu undangan bisa mewakili beberapa kepala, jadi yang dihitung adalah jumlah orang yang hadir, bukan jumlah nama. Satu batasan yang perlu kalian tahu: Swanvara tidak menyediakan download atau salinan sekaligus untuk data RSVP, jadi totalnya kalian baca di dashboard lalu ketik sendiri ke pesan untuk katering.

Hitungan lengkapnya, termasuk buffer dan porsi di luar daftar tamu, sudah dibahas di cara menghitung porsi katering dari RSVP, jadi tidak diulang di sini. Yang perlu dikerjakan di H-6 hanya tiga hal:

Baca jumlah hadir dan jumlah belum menjawab di dashboard pada hari itu.
Tulis angka final beserta tanggal dan jamnya, lalu kirim ke katering.
Catat angka yang sama di rundown cetak, supaya runner bisa menjawab pertanyaan di lokasi.

Kalau katering memberi batas yang lebih awal dari H-7, geser seluruh urutan di tabel ke depan. Batas vendor selalu mengalahkan urutan di artikel mana pun.

Rundown final dan satu lembar kontak untuk vendor

Rundown final bukan dokumen baru, melainkan hasil technical meeting yang dirapikan menjadi satu atau dua lembar. Isinya jam tiap sesi, jam masuk tiap vendor, batas yang tidak bisa bergeser (jam sewa gedung selesai, jam makan), dan angka final tamu.

Lembar kontak berisi nama vendor, nomor yang dihubungi, dan satu nomor runner. Aturannya sederhana: setelah lembar ini terkirim, vendor menghubungi runner, bukan kalian. Apa saja yang dikerjakan sesudah rapat vendor sudah ada di bagian apa yang dikerjakan setelah technical meeting.

Kirim di H-5, bukan di malam sebelum acara. Vendor yang membaca dua hari sebelumnya masih bisa bertanya, sementara vendor yang membaca di H-1 malam hanya bisa menebak.

Kalau jam atau tempat berubah setelah lembar terkirim, ubah juga isi undangannya. Isi undangan tetap bisa diedit setelah terbit, dan tamu yang membuka link yang sama melihat versi terbaru. Tetap kabari tamu terdekat dan keluarga secara langsung, karena tidak semua orang membuka ulang undangannya.

Pelunasan dan amplop untuk petugas

Dua urusan uang ini mudah terselip karena tidak berbunyi. Tidak ada yang menagih sampai hari-H, lalu semuanya ditagih di hari yang sama.

Di H-4, ambil kontrak atau catatan kesepakatan tiap vendor dan cek tiga hal: berapa sisa yang harus dibayar, kapan batasnya, dan ke rekening atas nama siapa. Lunasi yang batasnya sebelum hari-H. Untuk yang dibayar di lokasi, siapkan uangnya dan tentukan siapa yang memegang.

Orang yang memegang uang di hari-H sebaiknya bukan kalian. Titipkan ke orang tua, bendahara keluarga, atau runner, dengan daftar singkat: siapa dibayar berapa, kapan, dan siapa yang menerima.

Amplop untuk petugas disiapkan dalam jumlah yang jelas dan diberi nama di luarnya: among tamu, petugas parkir, penjaga kotak amplop, MC atau pemuka acara kalau ada honor. Besarnya mengikuti kebiasaan keluarga dan daerah. Catatan soal sisi lain, yaitu amplop yang diterima, ada di cara mencatat amplop pernikahan.

Jemputan keluarga dan jam berangkat

Rapat keluarga di H-3 tidak perlu panjang. Lima belas menit cukup kalau pertanyaannya sudah disiapkan.

Siapa yang menjemput sesepuh dan anggota keluarga dari luar kota, dan dari mana.
Jam berangkat tiap rombongan, dihitung mundur dari jam masuk mempelai, dengan tambahan waktu untuk macet.
Siapa membawa apa: busana cadangan, seserahan, dokumen akad, amplop.
Siapa menginap di mana, kalau ada keluarga yang datang dari jauh.

Tulis hasilnya dalam satu pesan dan kirim ke grup keluarga, supaya tidak ada yang mengandalkan ingatan. Keluarga yang membaca jam berangkat di pesan bisa membukanya lagi di pagi hari, sementara yang hanya mendengar di rapat akan bertanya lewat telepon.

Kalau keluarga masih menjalankan pingitan, atau ada pendamping yang punya pantangan tertentu, bicarakan di rapat ini juga. Kebiasaan dan variasinya dibahas di arti pingitan sebelum menikah.

Di hari yang sama, kirim pengingat ke tamu yang sudah konfirmasi hadir. Isinya cukup jam, tempat, dan link undangan.

Istirahat

Bagian ini sengaja dibuat pendek.

Pada H-2, pekerjaan sudah dipegang orang lain. Yang tersisa untuk kalian adalah tidur cukup dan makan teratur. Tentukan sampai jam berapa kalian masih membuka grup chat, dan minta runner menjadi satu-satunya orang yang boleh menelepon untuk urusan darurat.

Tas darurat sebaiknya sudah terisi di hari ini. Isinya dibahas di perlengkapan darurat pengantin di hari-H. Besok sudah gladi resik.

Langkah berikutnya di Swanvara

Kalau undangan belum terbit, buka galeri template dan pilih yang cocok dengan acara kalian. Isi form dan lihat preview-nya di ponsel. Form bisa diisi dan dilihat dulu sebelum membayar, dan pembayaran adalah langkah terakhir sebelum terbit. Pilihan paket dan harganya ada di halaman harga: Lite Rp 99rb, Pro Rp 199rb, Max Rp 349rb.

Setelah terbit, masukkan tamu dan kirim link personal ke tiap orang lewat Kirim via WhatsApp. Di H-7, buka dashboard, pilih filter Belum menjawab, dan mulai dari baris paling atas. Baca jumlah hadir di hari yang sama dengan hari kalian mengirim angka ke katering.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa saja persiapan seminggu sebelum menikah?: Mengejar tamu yang belum menjawab, menyerahkan angka final ke katering, membagikan rundown final dan lembar kontak ke vendor, melunasi vendor dan menyiapkan amplop untuk petugas, lalu memastikan jemputan keluarga dan jam berangkat jelas. Semuanya bersifat menutup angka dan membagi tugas, bukan mengambil keputusan baru. Urutan harinya ada di tabel H-7 sampai H-2 di artikel ini.
Kapan angka final tamu diserahkan ke katering?: Biasanya sekitar H-7, tetapi batas pastinya ada di kontrak masing-masing katering, jadi tanyakan sejak awal. Karena itu tamu yang belum menjawab perlu dikejar di H-7 atau lebih awal, supaya angka yang diserahkan sudah pasti, bukan perkiraan.
Bagaimana mengetahui siapa yang belum menjawab RSVP di Swanvara?: Di dashboard, filter Belum menjawab menampilkan tamu yang belum mengisi RSVP, dan filter Belum dibuka menampilkan yang belum membuka undangannya. Untuk mengingatkan mereka, salin link personalnya lewat Salin link tamu di menu baris tamu, lalu kirim bersama kalimat pengingat kalian sendiri. Tidak ada pesan yang terkirim otomatis.
Apakah data RSVP bisa di-download untuk diberikan ke katering?: Tidak. Swanvara tidak punya fitur download untuk daftar tamu atau data RSVP. Jumlah hadir dibaca langsung di dashboard, lalu angkanya ditulis atau diketik sendiri ke pesan untuk katering dan ke lembar rundown.
Bagaimana kalau jam atau tempat acara berubah di minggu terakhir?: Ubah isinya di form acara. Link undangan tetap sama dan tamu yang membuka ulang akan melihat versi terbaru. Untuk perubahan jam, tanggal, atau lokasi, kabari juga tamu terdekat dan keluarga secara langsung, karena tidak semua tamu membuka ulang undangannya.