swanvara

Panduan

Cara Membuat Undangan Halal Bihalal Digital yang Jelas Jam Datangnya

Panduan membuat undangan halal bihalal digital lewat link: menulis rentang jam open house, alamat, RSVP perkiraan porsi, plus tabel tiga bentuk acaranya.

Tim Swanvara
Cara Membuat Undangan Halal Bihalal Digital yang Jelas Jam Datangnya
Daftar isi(11)

Undangan halal bihalal digital adalah undangan berbentuk halaman web yang dibagikan lewat link, dipakai untuk mengundang keluarga besar, rekan kerja, atau warga ke acara silaturahmi setelah Idulfitri. Isinya cukup empat hal: siapa yang mengundang, kapan acaranya, di mana, dan sampai jam berapa pintunya terbuka.

Yang membuat undangan ini beda dari undangan nikah bukan desainnya. Tamunya berlapis, jam datangnya tidak serentak, dan acaranya sering berbentuk open house yang berjalan setengah hari. Undangan yang cuma menulis "pukul 10.00" akan membuat semua orang datang pukul sepuluh. Rumahmu penuh sesak selama empat puluh menit, lalu kosong sampai sore.

Tamunya berlapis, datangnya bergelombang

Di undangan pernikahan, daftar tamu adalah hasil kurasi. Di halal bihalal, daftarnya berupa lapisan: keluarga inti dan sepupu, tetangga satu RT, teman kantor, jamaah pengajian, alumni sekolah. Sebagian saling kenal, sebagian tidak pernah bertemu, dan tiap lapisan punya jam nyamannya sendiri.

Tiga hal ikut berubah karena itu.

Jamnya rentang, bukan titik. "Pukul 09.00 sampai 15.00" memberi tamu izin untuk memilih. Yang bawa balita datang pagi, yang masih keliling rumah saudara datang sore. Kalau acaranya memang punya satu momen serentak seperti sambutan atau doa bersama, sebut jamnya terpisah supaya tidak tertukar dengan jam buka pintu. Buka puasa bersama sebulan sebelumnya justru kebalikannya, seluruhnya bertumpu pada satu jam maghrib, dan cara menulis jamnya ada di cara membuat undangan buka puasa bersama digital.

Alamatnya benar-benar perlu peta. Tetangga hafal jalannya. Rekan kantor dan sepupu dari luar kota tidak. Halal bihalal sering diadakan di rumah orang tua atau rumah keluarga yang jarang didatangi, dan itu jenis alamat yang paling sering bikin orang berputar-putar di gang.

Undangannya masuk lewat grup, bukan per orang. Grup keluarga besar, grup RT, grup divisi, grup angkatan. Link diteruskan dari satu grup ke grup lain tanpa kamu minta, dan itu memang tujuannya. Untuk gambaran acara-acara lain yang polanya mirip, ada undangan digital untuk berbagai acara.

Tiga bentuk halal bihalal dan nada undangannya

Halal bihalal terdengar seperti satu jenis acara, padahal isinya tiga hal yang cukup berbeda. Nada undangannya ikut berbeda.

Bentuk acaraSiapa yang diundangNada undangannyaInfo yang wajib ada
Keluarga besarAnak, cucu, menantu, sepupu, besan. Kadang lintas kotaHangat dan akrab, boleh menyebut nama panggilan. Sedikit sentimentil tidak apa-apaRumah siapa yang jadi tuan rumah, rentang jam, peta, dan kabar apakah ada acara sungkeman
Kantor dan instansiKaryawan, pimpinan, kadang mitra dan keluarga karyawanResmi tapi tidak kaku. Yang mengundang lembaganya, bukan orangnyaNama instansi, ruangan lengkap dengan lantainya, jam mulai dan selesai, susunan acara singkat, dress code
Warga RT-RW atau alumniSatu lingkungan atau satu angkatan, jumlahnya bisa ratusanRamah dan setara, tanpa hierarki. Ajakan, bukan pemberitahuanNama panitia atau pengurus, lokasi umum seperti balai warga, rentang jam, catatan iuran atau bawa hidangan kalau ada

Contoh teks siap salin untuk keempat bentuk itu ada di kata-kata undangan halal bihalal, termasuk versi pendek untuk broadcast WhatsApp.

Yang sering keliru: memakai nada keluarga besar untuk undangan kantor, atau sebaliknya. Undangan kantor yang terlalu akrab bikin orang ragu apakah ini acara resmi yang harus dihadiri. Undangan keluarga yang terlalu formal bikin bibimu bertanya di grup, "ini undangan dari siapa?"

Info yang harus muncul di undangannya

Daftarnya pendek, dan urutannya menentukan apakah tamu paham dalam sekali baca.

  • Nama pengundang. Nama keluarga, nama instansi, atau nama pengurus RT. Bukan nama pribadi kalau yang mengundang lembaga.
  • Hari, tanggal, dan rentang jam. Tulis nama harinya juga. Orang mengecek jadwal lewat hari, bukan angka tanggal.
  • Open house atau satu sesi. Satu baris saja. "Terbuka sepanjang hari, silakan mampir kapan saja" atau "Acara dimulai pukul 10.00 dengan sambutan dan doa bersama." Dua kalimat itu membuat tamu berperilaku sama sekali berbeda.
  • Alamat lengkap dan tautan peta. Termasuk patokan kalau rumahnya di dalam gang.
  • Satu kontak yang bisa dihubungi. Cukup satu orang. Tiga nomor malah bikin tamu bingung harus menghubungi siapa.
  • Dress code kalau ada. Wajib untuk acara kantor. Untuk acara keluarga, tulis "santai" saja daripada dibiarkan kosong lalu ditanyakan lima kali di grup.
  • Konfirmasi kehadiran. Untuk menakar porsi, bukan untuk mengabsen.

Kalau acaranya kebetulan digabung dengan syukuran, misalnya halal bihalal sekaligus tasyakuran rumah baru, sebut kedua-duanya di baris paling atas. Cara menulis bagian syukurannya sudah dibahas terpisah di cara membuat undangan syukuran digital.

Langkah membuatnya di Swanvara

1. Pilih template yang tenang

Mulai dari rasanya, bukan dari fiturnya. Halal bihalal punya nuansa hangat dan sedikit khidmat, jadi template dengan warna lembut dan tipografi kalem terasa lebih pas ketimbang yang ramai ornamen. Buka galeri template dan pilih yang teduh.

2. Tulis nama acaranya di Kalimat pembuka

Satu hal yang perlu kamu tahu sejak awal: form Swanvara dibuat untuk pernikahan. Ada dua kolom nama berlabel Mempelai Pria dan Mempelai Wanita, masing-masing wajib berfoto, dan template tetap memakai kata-kata pernikahan seperti "Undangan Pernikahan" yang tidak bisa diganti. Kolom judul di form juga hanya terlihat di dasbormu, tidak tampil ke tamu. Jadi buka pratinjaunya dulu dan pastikan kamu nyaman dengan tampilannya sebelum membayar.

Kalau tetap ingin memakainya, tulis nama acara dan pengundangnya di Kalimat pembuka (maksimal 300 karakter), misalnya "Halal Bihalal Keluarga Besar Wijaya" atau "Halal Bihalal dan Open House RW 04". Kalau kamu ingin satu kalimat permohonan maaf, kutipan sudah aktif sejak paket Lite. Satu kalimat cukup, yang pendek justru terasa tulus.

3. Isi jadwalnya sebagai rentang

Hari, tanggal, jam buka, jam tutup, alamat lengkap, tautan maps. Satu undangan menampung dua blok acara, masing-masing dengan jamnya sendiri. Kalau ada sesi khusus seperti sungkeman atau tausiah, pakai blok kedua untuknya, atau sebut jamnya di Kalimat pembuka. Isi undangan tetap bisa kamu ubah kapan saja setelah terbit, dan tamu yang membuka link lama akan melihat versi terbarunya.

4. Tambahkan foto secukupnya

Galeri muat 10 foto di paket Lite, 20 di Pro, 40 di Max, dan bisa diperluas lewat add-on foto ekstra yang boleh ditumpuk. Formnya sendiri yang menjaga batasnya, jadi kamu tidak bisa memilih lebih banyak dari jatah paketmu. Untuk halal bihalal, tiga sampai lima foto biasanya sudah cukup. Bagian Kisah Kami dan pemasangan lagu sendiri tersedia mulai paket Pro.

5. Cek di HP, kirim link personal, lalu sebar

Konfirmasi kehadiran sudah aktif otomatis, tidak perlu dinyalakan. Daftar tamu, status konfirmasi, dan hitungan kepala cuma kamu yang bisa lihat. Buku tamu untuk ucapan juga tersedia, dan pesan yang masuk langsung tampil di halaman. Kamu bisa menyembunyikan atau menghapusnya kapan saja dari tab Ucapan di dashboard. Satu hal yang perlu diingat: tombol konfirmasi dan buku tamu hanya muncul di link personal tiap tamu. Link yang diteruskan di grup cuma untuk dibaca, jadi kirim link personal ke orang-orang yang kehadirannya ingin kamu hitung.

Tiap undangan punya alamatnya sendiri yang kamu tentukan, misalnya halalbihalal-wijaya.swanvara.com. Pilih pelan-pelan: di paket Lite dan Pro alamat itu permanen setelah terbit, sementara paket Max memberi lima kali penggantian seumur hidup yang terus berkurang tiap dipakai. Alamat yang diganti langsung mati, tanpa pengalihan ke yang baru.

Sebelum menyebar, buka pratinjaunya di ponsel. Di situlah semua tamu akan membukanya.

Beberapa hal yang perlu kamu tahu sejak awal. Swanvara berbayar, tidak ada paket gratis: Lite Rp 99rb, Pro Rp 199rb, Max Rp 349rb. Halamannya tidak punya masa aktif dan tetap online sampai kamu sendiri mematikannya lewat satu saklar yang menyembunyikan seluruh undangan. Halaman undangan tidak diindeks mesin pencari dan perayap diblokir, tapi tidak ada kata sandi dan tidak ada mode privat, jadi siapa pun yang memegang link bisa membukanya. Untuk halal bihalal itu justru enak, karena link-nya memang diteruskan dari grup ke grup. Yang perlu kamu timbang cuma alamat rumah, kalau memang tidak ingin tersebar terlalu jauh.

Yang tidak kami kerjakan: undangan cetak, undangan video, dan desain khusus dari nol. Swanvara tidak menyiarkan acara, tapi tiap blok acara punya kolom tautan siaran langsung. Kalau kamu menempelkan tautan siaran dari YouTube atau Zoom di sana, tamu melihat tombol menuju siaran itu. Caranya ada di panduan menambahkan link live streaming.

Kapan undangannya disebar

Tujuh sampai tiga hari sebelum acara adalah rentang yang paling aman. Alasannya bukan soal etika, tapi soal kebisingan. Minggu pertama Lebaran, semua grup penuh ucapan, stiker, dan foto keluarga. Undangan yang masuk di tengah banjir itu akan tergulung ke atas dalam sepuluh menit.

Dua pengecualian yang wajar. Kalau banyak tamu harus mengatur jadwal mudik atau perjalanan balik, majukan ke sekitar H-10 supaya mereka bisa menyesuaikan tiket. Kalau acaranya open house dengan jam panjang, H-3 masih cukup, karena tamu tidak perlu memblokir seharian.

Yang lebih menentukan daripada jauh-dekatnya hari adalah pengingatnya. Satu pesan pendek di pagi hari acara, berisi link yang sama, hasilnya jauh lebih besar daripada mengirim undangan dua minggu lebih awal. Teks pengantar yang enak dipakai untuk grup ada contohnya di cara menyebar undangan via WhatsApp.

Kalau tamunya ratusan dan datang bergelombang

Halal bihalal RT atau alumni gampang menembus dua ratus orang, dan tidak satu pun dari mereka datang di jam yang sama. Di titik ini konfirmasi kehadiran berhenti berfungsi sebagai daftar absen dan berubah jadi alat menakar porsi.

Baca angkanya seperti ini. Yang mengisi "hadir" hampir pasti datang. Yang tidak mengisi apa pun, termasuk semua yang hanya membuka link dari grup, tetap punya peluang datang, terutama di acara warga, karena banyak orang menganggap undangan lingkungan tidak perlu dijawab. Jadi ambil angka konfirmasi, tambahkan margin dari lapisan yang diam, lalu siapkan hidangan yang bisa diisi ulang bertahap ketimbang disajikan sekaligus di awal.

Kalau tuan rumahnya satu keluarga dan tamunya banyak, memecah jadi dua sesi menolong: pagi untuk keluarga dan tetangga, sore untuk kolega dan teman. Tulis kedua sesi itu di undangan dengan jam masing-masing. Tamu akan memilih sendiri, dan rumahmu tidak perlu menampung semua orang dalam satu jam yang sama.

Satu hal terakhir yang gampang terlewat. Halal bihalal adalah acara saling memaafkan, dan undangannya sebaiknya terasa begitu sejak baris pertama. Bukan lewat paragraf panjang, cukup satu kalimat yang jujur. "Mohon maaf lahir dan batin, dan kalau berkenan, mampirlah ke rumah kami" sudah menyampaikan semuanya.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Kapan sebaiknya undangan halal bihalal disebar?
Tujuh sampai tiga hari sebelum acara biasanya paling pas. Lebih awal dari itu undangannya tenggelam di antara ucapan Idulfitri yang membanjiri semua grup. Kalau banyak tamu yang mudik atau datang dari luar kota, majukan ke H-10 supaya mereka bisa mengatur jadwal pulang. Untuk open house yang jamnya panjang, H-3 pun masih cukup, asal kamu kirim satu pengingat singkat di pagi hari acara.
Apakah halal bihalal perlu RSVP kalau acaranya open house?
Perlu, tapi cara membacanya berbeda. Di open house, konfirmasi kehadiran bukan daftar absen karena tamu datang dan pulang sepanjang hari, dan sebagian tidak akan mengisi apa pun. Anggap angkanya sebagai perkiraan kasar untuk menakar porsi dan kursi, lalu tambahkan margin yang lumayan. Kalau kamu memakai beberapa sesi, sebutkan sesinya di undangan supaya tamu tahu jam mana yang paling ramai.
Bagaimana menulis undangan halal bihalal untuk kantor?
Pakai nada resmi tapi tidak kaku. Sebut nama instansi atau divisi yang mengundang, bukan nama pribadi, lalu tulis hari, tanggal, jam mulai dan selesai, ruangan lengkap dengan lantainya, serta susunan acara singkat kalau ada sambutan atau tausiah. Dress code hampir selalu ditanyakan di kantor, jadi tulis sekalian, misalnya batik atau busana muslim. Tutup dengan satu nama dan nomor panitia yang bisa dihubungi.
Apa bedanya undangan halal bihalal dengan undangan syukuran?
Syukuran berpusat pada satu momen yang disyukuri, misalnya rumah baru atau kelulusan, dan tamunya datang serentak karena doa dibuka bersama. Halal bihalal tidak punya momen tunggal. Yang dirayakan silaturahmi dan saling memaafkan setelah Idulfitri, dan tamunya sering datang bergelombang sepanjang hari. Akibatnya undangan halal bihalal lebih butuh rentang jam yang jelas ketimbang jam mulai yang tegas.

Baca juga

Langkah berikutnyaCara Membuat Undangan Digital untuk Pernikahan (Panduan Lengkap)Panduan membuat undangan pernikahan digital: pilih template, isi data dan foto, pilih alamat, bayar di akhir, lalu kirim link pribadi ke tiap tamu.